nouveau membre en détresse

Bonjour à tous
Je suis sur le point d'ouvrir mes 4 chambres d'hôtes et après avoir mis toute notre énergie dans les travaux je me retrouve devant l'aspect administratif que je ne maitrise pas du tout
Je n'ai aucun document pour mes futur clients:affichage,facture,tableaux etc et suis donc à la recherche de tous documents utiles.je précise que je suis un peu maladroite avec l'informatique.
Notre établissement se trouve dans le nord de la France à Saint Folquin plus précisément.C'est une ancienne ferme pleine de charme La Haute Muraille.je suis maman de 3 garçons et après un licenciement voici ma reconversion
Merci à tous de votre aide
Béatrice

Bonjour Béatrice et sur le forum.

Une chti, c'est super (je suis originaire d'Arques) et tu vas rejoindre la dream team de ce forum (Nico, le seul à être resté dans ch'nord; Chantal ).
En naviguant sur le forum, tu pourras déjà trouver beaucoup d'information sur nos obligations administratives envers nos clients et si tu ne trouves pas, tu pourras toujours poser tes questions.
Pour l'informatique, ce n'est pas vraiment un problème puisque il y a de bons spécialistes qui nous apprennent toutes les ficelles et rien ne t'empêche de faire une facture manuscrite pour tes clients avec un facturier du commerce.
Quand tu parles de documents pour tes clients : tableaux. De quoi s'agit-il ?

depuis la Savoie où nous avons un temps superbe je pense que le plus urgent (a mon humble avis ) serait de terminer ton site ç sur qu'au début plein de choses a faire on va dans l'inconnu mais tu vas y arriver ce forum a comme membres quelques pros qui vont se faire un plaisir de t'aider bonne journée Nico va être content il y aura quelqu'un du nord comme lui il va encore nous coller un

Bonjour Béatrice de la part de ton parrain de Midi-Pyrénées
C'est le premier recrutement que je fais pour le forum car Béatrice m'avait contacté en direct et je lui ai dis tout le mal que je pensais du forum.
As-tu reçu le modèle de facture que je t'ai envoyé ?
Sinon, pour le reste, tu verras, il y a plein de gens sympas ici sauf certains dont je te dirais le nom en MP
A bientôt

PS : sur le forum, le tutoiement est de rigueur

Merci Alain
J'ai tout bien fait: l'enregistrement la présentation sur le site
Merci pour la facture c'est une exéllente base de travail pour moi
je vois que la réactivité est très présente
merci pour l'accueil
Béatrice

Bonjour béatrice et bienvenue sur le meilleur des forums une vraie mine d'infos du verras, prévois du temps pour tout lire et tu auras réponse à toutes tes questions

Bonjour Béatrice et bienvenue

Bonjour de Narbonne, et bienvenue sur ce forum Béatrice...j'adore le Nord (sauf la météo) mon mari a des aïeux de Lille et de Belgique et je suis moi-même allemande.

Bienvenue Béatrice
Je suis également une Ch'ti exilée dans le poitou mais toute ma famille est partagée entre le Nord et le Pas de Calais

Mireille

Coucou voisine c'est moi, le Nico de ch'Nord
Je suis de Ardres. On n'est vraiment pas loin
A bientôt. je pars bosser...

bonjour et bienvenue sur le meilleur des forums ou tu va te faire plein d'amies et d'amis

Bonjour Béatrice et bienvenue de Dordogne

Bonjour Béatrice et bienvenue sur ce forum ! je suis moi aussi une ch'ti (Pérenchies) éxilée en Poitou (comme MIMI86 !!! )
tu vas voir ici les gens sont aussi sympas que dinch'nooord

Bienvenue , moi aussi du ch'nord exilée tout en bas à droite , mais née au pays des bétises

Parfum d' azur a écrit:

Bienvenue , moi aussi du ch'nord exilée tout en bas à droite , mais née au pays des bétises

je confirme Chantal !

Bienvenue de la Savoie,

Je pense que si tu mets une liste précise de ce dont tu as besoin, tu devrais trouver ton bonheur. Tu auras ainsi une base pour te créer tes propres documents en fonction de tes besoins

Hello everybody
Voici donc ma demande:je suis à la recherche de tous documents dont j'aurai besoin pour gérer ma nouvelle petite entreprise
exemple de tableau de réservation,de mail de réponse pour une future réservation
Alain(mon parrain) m'a gentiment envoyé un exemple de facture encore merci Alain
Je souhaite juste avoir des exemples pour me donner un petit coup de pouce
Merci de votre aide
Béatrice

Pour le tableau de réservation, j'utilise avant tout des supports papier, c'est bien plus rapide (pour moi) de consulter si la semaine ou la nuitée est disponible. Pour mes gites, je fais avec des calendriers et pour mes Ch avec un agenda (1 page/jour) où je note mes deux CH. Ensuite sur l'ordinateur avec openoffice, j'ai créé une base de données gite et une base de données CH avec les coordonnées de mes clients et autres infos dont j'ai besoin, pour pouvoir sortir le contrat de réservation, la facture et suivre mon CA. Ca reste très basique.
Pour les mails de réponse, je personnalise à chaque fois en fonction de la demande et je n'ai pas mis en place de réponse toute prête. Mais grosso modo, je finis par connaitre par coeur les formules .
Si c'est complet, je dis quelque chose comme :
Madame, Monsieur,
Nous avons bien reçu votre demande de réservation et nous vous en remercions. Mais notre gite (CH) n'est plus disponible pour la période demandée. Bien cordialement

Si c'est libre :
Madame, Monsieur,
Nous avons bien reçu votre demande de réservation et nous vous en remercions. Notre gite (CH) est effectivement disponible du ... au .... Si vous souhaitez réserver cette période, pourriez-vous nous donner vos coordonnées complètes afin que nous puissions vous envoyer le contrat de location ? A bientôt

Quand j'envoie le contrat de location, j'explique le mode de fonctionnement (signature des contrats, envoi de l'acompte et accusé de réception de leur courrier).

Je réponds systématiquement à toutes les demandes, même les plus farfelues mais quelle perte de temps quand on y pense (hier soir, une demande pour 23 personnes dans un gite avec une capacité maximale de 7 )

Bonjour ma "filleule"
Voici les deux mails que j'envoie, le premier à la demande de réservation et le second pour confirmer que la réservation est OK


1)
Merci de vérifier les informations ci-dessous et de me contacter le plus rapidement possible si elles sont erronéesMadame, Monsieur,
J'ai le plaisir d'accuser réception de votre demande de réservation de :
- la chambre (*)
pour x personnes
- du au (soit x nuits)
Prix total : y x z € = € (petit-déjeuner inclus)

Conformément aux conditions générales de vente, je vous demande de bien vouloir payer un acompte correspondant à la somme de : x € pour bloquer votre réservation dans un délai d'une semaine. Passé ce délai, votre demande de réservation sera annulée.

Pour payer cet acompte, vous pouvez :
- m'envoyer un chèque à l'ordre de "La Cognée" à l'adresse ci-dessous
- m'appeler au numéro de téléphone ci-dessous pour effectuer le paiement avec votre carte bancaire

Je vous remercie d'avoir choisi "La Cognée" et j'espère que vous passerez un séjour agréable
Bien cordialement
(*) : je me réserve la possibilité de vous attribuer une autre chambre possédant les mêmes caractéristiques en cas de force majeure. Les arrivées le premier jour se font entre 18h00 et 20h00, prévenir par téléphone si vous souhaitez d'autres horaires. En cas de séjour supérieur à une nuit, il vous sera remis une clef de la maison qui vous permettra d'être autonome pour la suite de votre séjour

2)
Merci de vérifier les informations ci-dessous et de me contacter le plus rapidement possible si elles sont erronées
Monsieur, Madame
J'ai le plaisir de vous confirmer la réservation de :
- la chambre (*)
pour x personnes
- du au (soit x nuits)
Prix total : y x € = € (petit-déjeuner inclus)
Acompte : € (payé par )

Le solde de la réservation sera à payer le jour de votre arrivée.
Si vous désirez profiter de la table d'hôtes pendant votre séjour (**), il suffit de prévenir à l'avance (idéalement par retour de mail ou au plus tard le matin pour le soir).

Je vous remercie d'avoir choisi "La Cognée" et j'espère que vous passerez un séjour agréable
Bien cordialement

(*) : je me réserve la possibilité de vous attribuer une autre chambre possédant les mêmes caractéristiques en cas de force majeure. Les arrivées le premier jour se font entre 18h00 et 20h00, prévenir par téléphone si vous souhaitez d'autres horaires. En cas de séjour supérieur à une nuit, il vous sera remis une clef de la maison qui vous permettra d'être autonome pour la suite de votre séjour

(**) : il n'y a pas de table d'hôtes le samedi soir et les jours fériés

Quand au tableau de réservation, je gère ça en direct sur une base de données qui est couplée avec mon site internet, voir un exemple ici : http://www.la-cognee.com/20-10-disponibilites.html?periode=1333231200. Ca veut dire qu'il faut que le site internet soit développé autour de la base de données. Si tu es intéressée pour avoir les coordonnées de celui qui m'a développé le site, tu me fais signe par MP

Merci à vous pour ces informations qui me seront bien utiles
Béa
et

Bienvenue et bonne lecture

j'avais pas fait attention à ton site, la page d'accueil donne déjà envie de venir chez toi, beaucoup de goût dans la déco, ça va cartonner

Merci Delphine
Je suis très heureuse que notre futur site suscite cette réaction c'est encourageant surtout que nos chambres n'ouvrent qu'à partir de ce week end et que j'engoisse pas mal
j'en profite pour remercier Nicolas,grâce à toi premier contact pas encore de réservation mais on va y arriver
Béatrice

la haute muraille a écrit:

Merci Delphine
Je suis très heureuse que notre futur site suscite cette réaction c'est encourageant surtout que nos chambres n'ouvrent qu'à partir de ce week end et que j'engoisse pas mal
Béatrice

Quand est-ce que ton site va fonctionner complètement ? Ca va être difficile de te faire connaitre si tu n'as qu'une page d'accueil ?
Un conseil de débutant (juste un an d'expérience), c'est essentiellement le bon positionnement de ton site et les avis de voyageurs sur internet (livre d'or en ligne, avis sur tripadvisor) qui te feront développer ta petite entreprise. P't être que les vieux et vieilles ont d'autres conseils à te donner
Bonne chance !

de Bretagne

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